实现信息化管理是企业走向全球化的必经之路，打好管理基础非常重要，数据规范化又是其中极其重要的内容。企业哪怕暂时不上ERP系统，但是如果能够按照ERP系统的要求，打好信息化管理的基础，一旦上ERP系统，将会瓜熟蒂落、水到渠成一样，很容易转换，大量数据资源可以得到保护，以便继续使用。同时也将大大缩短ERP项目的实施周期。
数据信息是企业的重要资源财富，不仅要重视数据质量，维护其准确性和真实性，而且要注意信息安全，不出现丢失、损坏;防止失密，设置防问和维护权限。在更新系统时，尤其要注意保护。
信息集成的首要条件是信息必须规范化，或者说必须有统一的标准。数据的准确性是保证ERP项目实施成功的必要条件，而信息规范化又是准确性的前提，没有规范就谈不上准确。数据的及时性、准确性和完整性是企业信息化管理对数据的3项基本要求。
“及时”是指必须在规定的时间进行和完成数据的采集和处理，数据的价值是有时间性的，过时的信息不仅没有价值，还可能造成误导。
“准确”就是必须去伪存真、符合实际。不准确的信息会造成严重的决策失误。
“完整”是指要满足系统对各个数据项规定的要求，没有任何疏忽和遗漏。
这三方面的要求缺一不可。
软件的功能再强，也难分辨数据的真伪，最多只能做一些罗缉判断。如日期的先后、字段或数字的位数、是否大于或小于某个值等。例如，数字应当是10000，如果录入10001，计算机同样接受，但如果规定的是五位数，若录入了100000，系统会提示：位数不对。人们比喻说：计算机最讲诚信，不论人跟它说什么，它总认为是真实的。换句话说计算机是一个“聪明的大傻瓜”，它有很强的运算能力，但却分辨不出真伪。对计算机讲假话，你得到的回答只能是没有意义的废话，国外叫“垃圾进、垃圾出”。数据不准是实施ERP失败的重要原因之一。因此，企业在实施ERP系统之前，一定要下决心，本着严肃认真的态度，采取必要的严厉措施，保证各项数据的及时、准确与完整。一定要把“数据质量”纳入全面质量管理(TQM)的范畴，建立必要的激励机制，奖惩分明，严格管理。
数据的准确性从广义上讲还有合理性的含义。但是数据的合理性不是在录入数据时就能完全做到的，要在实施和应用的过程中，不断运用工业工程学的原理，如工作分析、物流与设施布置、激励机制灯，对输入数据的合理性进行反复验证。只有这样才能真正做到提升管理水平。
数据不准确造成的经济损失是巨大的，由于很少有具体的量化数字说明其严重性，因此该问题往往得不到足够的重视。Computerworld根据The Data Warehouing Institute 2003年3月的一项统计，不正确和“劣质”的数据使美国商业每年损失611亿美元。这确实是一个亥人听闻的天文数字，至少可以说明数据不准的严重性。另一个问卷调查活动调查了647个采用了数据仓库和商务智能的单位，其中有一半没有任何改进数据质量的措施和计划。在这种情况下，商务智能的应用只能像是在过情人节。
我们不妨把范围再缩小一些来看数据差错造成的浪费和损失。据美国食品杂货制造协会的一个统计，管理人员12%~13%的时间在纠正定单和发票的错误，销售收入损失的3%~%%是由于库存数据不准造成的，每纠正一个样本上的错误要花费60~80美元。
这些引用的资料虽然发表时间较早，但是依然可以说明数据不准确造成危害的严重性。信息化管理需要的是简洁的、反映真实情况的、对管理决策有价值的、没有污染的绿色信息。
为了做到数据准确，有一些工作应当引起注意。
*企业高层经理要把“数据质量”作为一个严重的质量问题看待，是全面质量管理的一项重要内容。不良数据会产生“质量成本”，同样会影响企业的竞争优势。企业必须不放过任何影响“数据质量”的因素，并加以彻底解决；
*把重视数据准确作为树立全员质量意识的企业文化对待；
*培训员工，使人人都了解真实数据对管理的重要性，了解ERP系统对数据的要求；
*健全责任制，建立鼓励员工提供正确数据和信息的激励机制和奖惩制度；
*定期清理数据，改进数据流和业务流，清除冗余和无用的数据；
*建立自检和例行的审计制度，发布数据质量通报；
*创造必要的物质条件，为数据准确提供保证。例如，足够的仓储设施保证物料分类存放，便于存取和盘点；添置必要的计量仪表和相关设施等。
|
